Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable / Encargado del Tratamiento

AppCademi, operado por su equipo de desarrollo, actúa principalmente en calidad de Encargado del Tratamiento respecto de los datos ingresados por las escuelas (Clientes SaaS), quienes fungen como Responsables del Tratamiento ante los titulares finales (estudiantes, acudientes, empleados).

Para notificaciones, Peticiones, Quejas o Reclamos (PQRs) relacionados con datos personales, contactar a: appcademi@gmail.com.

2. Tratamiento y Finalidades

El tratamiento que AppCademi realiza sobre los datos personales consiste en recolectar, almacenar, organizar, usar, circular, transmitir, transferir y suprimir información, con las siguientes finalidades principales:

• Gestión de Clientes (Escuelas): Administrar la relación comercial, facturación, soporte técnico, auditoría, mejora continua del software y envío de comunicaciones operativas.
• Operación de la Plataforma: Facilitar a las escuelas la administración de sus alumnos, acudientes, instructores, grupos, asistencias y evaluaciones.
• Gestión Transaccional: Transmitir información estrictamente necesaria a pasarelas de pago (ej. Wompi) para el recaudo de matrículas, mensualidades y otros conceptos.
• Cumplimiento Normativo: Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes.

Cláusula de Indemnidad y Responsabilidad de las Escuelas:

Dado que AppCademi es un proveedor tecnológico (SaaS), la escuela es la única y exclusiva responsable de obtener la autorización previa, expresa e informada de los titulares (o sus representantes legales en el caso de menores de edad) para ingresar sus datos personales a la Plataforma. AppCademi queda indemne ante cualquier reclamación, sanción o demanda derivada de la falta de autorización o el uso indebido de los datos por parte de la escuela.

3. Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores de Edad

Datos de Niños, Niñas y Adolescentes: El tratamiento de datos de menores de edad se realiza asegurando el respeto a sus derechos fundamentales y respondiendo a su interés superior. La escuela garantiza haber obtenido la autorización del representante legal del menor antes de registrar su información en AppCademi. Adicionalmente, se garantiza que los datos de los estudiantes únicamente serán visibles y accesibles por su respectiva institución y por AppCademi para el funcionamiento técnico y administrativo de la plataforma.

Datos Sensibles: En caso de que se recolecten datos sensibles (ej. información de salud, EPS, historial de lesiones), la escuela asume la responsabilidad de informar al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y de garantizar la protección especial de dichos datos, eximiendo a AppCademi de responsabilidades por su recolección y uso.

4. Derechos de los Titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de la información tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. Transmisión y Transferencia de Datos

AppCademi podrá transmitir o transferir datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior (ej. proveedores de hosting en la nube, pasarelas de pago, servicios de correo), siempre que cuenten con niveles adecuados de protección de datos. Al usar la plataforma, el Usuario acepta esta transferencia/transmisión. AppCademi no comercializa ni vende bases de datos a terceros bajo ninguna circunstancia.

6. Seguridad de los Datos Personales

Se implementan medidas técnicas (encriptación, firewalls, backups), humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. No obstante, AppCademi no asume responsabilidad frente a eventos de fuerza mayor, caso fortuito, o acciones delictivas de terceros (hackeo) que vulneren la seguridad de la Plataforma.

7. Procedimiento para Atención de Consultas y Reclamos

Los titulares de los datos, o sus causahabientes, que deseen realizar consultas o reclamos, deberán dirigirse inicialmente a la escuela respectiva (Responsable). Si la solicitud compete directamente a AppCademi como Encargado, deberá enviarse un correo a appcademi@gmail.com indicando: identidad del titular, descripción de los hechos, dirección de notificación y documentos adjuntos que sustenten la solicitud. Los tiempos de respuesta se ceñirán a los términos establecidos en el artículo 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

8. Políticas propias de cada escuela

Cada escuela que utilice la plataforma AppCademi tiene la posibilidad de configurar y crear sus propias políticas internas de tratamiento de datos y uso de imagen, las cuales se gestionan desde el panel de administración:

• Política de tratamiento de datos de la escuela: Define de forma específica cómo la escuela recopila, almacena, usa y comparte los datos personales de sus estudiantes, acudientes, instructores y personal administrativo.
• Política de uso de imagen: Establece los términos y condiciones bajo los cuales la escuela podrá tomar fotografías, grabar videos o utilizar la imagen de los estudiantes para fines institucionales, promocionales, deportivos o en redes sociales.

Estas políticas creadas por cada escuela se reflejan automáticamente en el formulario público de inscripción. Los acudientes deberán revisar y aceptar expresamente cada política antes de completar el registro de un estudiante, garantizando así la transparencia y el consentimiento informado.

Cada política lleva un control de versiones y registra la aceptación de cada acudiente, incluyendo fecha, hora y dirección IP, para efectos de trazabilidad y cumplimiento normativo.

9. Vigencia

La presente Política rige a partir de su fecha de publicación. Las bases de datos sujetas a tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas o durante el tiempo que exijan las normas aplicables. AppCademi se reserva el derecho a modificarlas, publicando oportunamente cualquier cambio en la Plataforma.