La presente Política de Devoluciones regula las condiciones, plazos y el procedimiento aplicables a las solicitudes de devolución de las suscripciones contratadas con AppCademi (en adelante, "la Plataforma" o "AppCademi"), en cumplimiento de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y demás normas concordantes de la República de Colombia.

1. Objeto y alcance

Esta política aplica exclusivamente a la relación comercial entre AppCademi y las academias, escuelas o instituciones que contratan y pagan una suscripción al software (modelo SaaS). AppCademi comercializa el acceso a una plataforma tecnológica y no es parte de la relación entre la academia y los estudiantes, acudientes o familias. En consecuencia, las solicitudes de devolución de matrículas, cuotas, mensualidades o cualquier pago que un acudiente realice a una academia son responsabilidad exclusiva de esa academia y se rigen por las políticas que ella defina, no por esta política.

2. Naturaleza digital del servicio

AppCademi es un servicio digital de acceso inmediato. Una vez confirmado el pago, el sistema aprovisiona el entorno de la academia (base de datos, configuración, usuarios administradores y acceso al panel), de modo que el servicio se entiende entregado y disponible desde el momento de la activación. Esta característica es determinante para evaluar la procedencia de una devolución y el ejercicio del derecho de retracto.

3. Modalidades de pago

Plan mensual: se factura por periodos mensuales y se renueva automáticamente salvo cancelación.
Plan anual: se factura por un periodo de doce (12) meses, generalmente con descuento frente al pago mensual.
Medios de pago: los pagos se procesan a través de pasarelas de pago certificadas (por ejemplo, Wompi o Epayco) mediante tarjeta de crédito, PSE u otros medios habilitados.

4. Derecho de retracto

Conforme al artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, cuando la compra se realiza por medios electrónicos, el cliente podrá ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la compra, siempre que devuelva el servicio en las mismas condiciones en que lo recibió y sin haber hecho uso sustancial del mismo.

Para efectos de esta política, se entiende que no hubo uso sustancial cuando la academia no haya utilizado la plataforma para gestionar información real (registro de estudiantes, pagos, asistencias u otra operación), y se entiende que sí hubo uso sustancial —y por tanto no procede el retracto— cuando el entorno fue aprovisionado y utilizado para operar, o cuando ya se generaron credenciales de acceso y carga de datos. Dado que el servicio es digital y de activación inmediata, el cliente reconoce y acepta que la entrega del acceso constituye la prestación efectiva del servicio.

En toda devolución por retracto se aplicarán los descuentos previstos en el numeral 8 de esta política (comisiones de transacción y gastos administrativos).

5. Condiciones generales para la procedencia de una devolución

Que la solicitud se presente dentro de los plazos establecidos en esta política.
Que el pago esté identificado y confirmado como recibido por AppCademi.
Que la cuenta no se encuentre suspendida, cancelada o investigada por uso indebido, fraude o incumplimiento de los Términos y Condiciones.
Que no exista un contracargo o reversión en curso sobre la misma transacción.
Que se acredite la identidad del titular del contrato y la relación con la academia.

6. Causales de devolución

Doble cobro o cobro duplicado de una misma suscripción.
Cobro erróneo por un monto distinto al contratado.
Error técnico atribuible a AppCademi que impida el uso del servicio y que no pueda ser subsanado.
Ejercicio válido del derecho de retracto en los términos del numeral 4.
Pago realizado sin que exista una suscripción o autorización vigente.

7. Casos NO reembolsables

No procederá la devolución, entre otros, en los siguientes casos:

Periodos de suscripción ya iniciados, cursados o consumidos.
En planes anuales, la parte correspondiente al tiempo ya transcurrido desde la activación; solo podrá evaluarse la devolución de periodos futuros no utilizados, con los descuentos aplicables.
Cuentas suspendidas o canceladas por incumplimiento de los Términos y Condiciones, uso indebido, fraude o violación de la ley.
Solicitudes presentadas por fuera de los plazos establecidos.
Servicios personalizados, migraciones, capacitaciones o desarrollos a medida ya ejecutados.
Perjuicios derivados de decisiones operativas de la academia, de la calidad de sus propios servicios o de la deserción de sus estudiantes.
Costos de terceros ya causados (por ejemplo, comisiones de pasarela, dominios o servicios contratados a nombre de la academia).

8. Descuentos aplicables a la devolución

El cliente asume y autoriza expresamente que del valor a devolver se descuenten:

Las comisiones, costos de transacción y retenciones cobradas por la pasarela de pago y/o la entidad financiera, que no son reembolsables por AppCademi.
Los gastos administrativos y operativos en que haya incurrido AppCademi por la activación, aprovisionamiento y gestión de la cuenta, así como los costos de la transferencia bancaria cuando el reembolso se realice por ese medio.

El monto a devolver será, en todo caso, el valor neto recibido, menos los conceptos anteriores. AppCademi informará el cálculo al cliente al momento de responder la solicitud.

9. Procedimiento de solicitud

La solicitud debe enviarse por correo electrónico a appcademi@gmail.com indicando:

Nombre de la academia y de la persona que solicita.
Correo y teléfono de contacto.
Fecha y referencia o comprobante del pago.
Monto pagado y causal de la solicitud (con soportes, si aplica).

AppCademi acusará recibo y evaluará la solicitud. Los términos de respuesta se ceñirán a los plazos legales aplicables (quince (15) días hábiles para peticiones y quince (15) días hábiles para quejas, según los artículos 14 y 15 de la Ley 1480 de 2011), contados a partir de la recepción completa de la información.

10. Tiempos y medio de reembolso

Una vez aprobada la devolución, el reembolso se realizará preferiblemente por el mismo medio de pago utilizado. Cuando no sea posible, se realizará por transferencia bancaria a una cuenta a nombre del titular, asumiendo el cliente los costos de dicha transferencia.

El tiempo de acreditación depende de la pasarela de pago y de la entidad bancaria del cliente, y suele oscilar entre diez (10) y treinta (30) días hábiles contados desde la aprobación. AppCademi no controla ni responde por las demoras internas de bancos o pasarelas.

11. Reversiones, contracargos y fraude

El cliente se compromete a utilizar los canales aquí dispuestos antes de iniciar un contracargo ante su entidad financiera. AppCademi se reserva el derecho de rechazar devoluciones o retractos cuando existan indicios de fraude, uso indebido o abuso del derecho, y de aportar la información necesaria a las autoridades y a la pasarela cuando corresponda.

12. Fuerza mayor

AppCademi no será responsable por retrasos o imposibilidad de atender devoluciones derivados de fuerza mayor, caso fortuito, actos de autoridad o fallas generalizadas de terceros (bancos, pasarelas, proveedores de nube o internet).

13. Vigencia, modificaciones y contacto

Esta política rige a partir de su fecha de publicación y podrá ser modificada en cualquier momento. Cualquier cambio se publicará en esta página. Para consultas o solicitudes relacionadas con devoluciones, escríbenos a appcademi@gmail.com.